Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора. Использование директором личного автомобиля в служебных целях. Списание бензина на предприятии

Содержание

Проводки по списанию ГСМ

2018 год, а за ним и 2019-й оказались щедры на изменения в бухгалтерском учете учреждений госсектора – это и стандарты учета, и новый порядок применения КОСГУ, скорректированные учет и отчетность. Поток новаций лишил бухгалтеров уверенности в правильности своих действий и заставил искать подводные камни даже там, где, казалось бы, все давно изучено. Есть ли изменения в учете ГСМ в 2019 году, расскажем в статье.

Варианты оплаты ГСМ.

Их всего два: за наличный расчет либо безналичным образом. Причем под наличными расчетами мы будем понимать не только расчеты «наличкой» – купюрами или монетами, но и зарплатной картой сотрудника, которому выдали деньги под отчет. Закупка ГСМ подобным образом технически неудобна и несет в себе риск нарушения ограничений при закупке у единственного поставщика, поэтому к этому способу оплаты учреждения прибегают крайне редко (в случае внеплановых закупок).

Безналичный способ оплаты в соответствии с условиями заключенного договора (контракта) на поставку ГСМ гораздо более популярен, и далее мы будем рассматривать вопросы приобретения ГСМ путем заключения договора (контракта).

Особенности заключения контракта в свете последних изменений законодательства.

Крайне редко учреждение при заключении контракта точно знает, какое количество топлива будет потреблено, обычно при закупке можно спланировать лишь сумму, направленную на эти цели, а потребляемый объем складывается уже по факту. С другой стороны, учреждению нет смысла покупать бензин в большем количестве, чем это необходимо, поэтому указать твердую цену контракта также не всегда возможно ввиду высокой волатильности цен на топливо. В то же время Закон № 44-ФЗ требует, чтобы при заключении контракта в нем отражалась твердая цена, действующая в течение всего срока исполнения контракта (ч. 2 ст. 34).

Исключения из этого правила предусмотрены Постановлением Правительства РФ № 19, редакция которого от 31.03.2018 была дополнена возможностью не указывать твердую цену контракта при закупках моторного топлива, включая автомобильный и авиационный бензин. В этом случае в документации о закупке приводят формулу цены и максимальное значение цены контракта.

Закупка бензина для автотранспорта подпадает под действие еще одного подзаконного акта, а именно Распоряжения Правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р «О перечне товаров, работ, услуг, в случае осуществления закупок которых заказчик обязан проводить аукцион в электронной форме (электронный аукцион)». Как ясно из названия данного документа, заказчик-учреждение, закупая топливо, обязан проводить закупку в форме электронного аукциона, и в этом случае в документации о закупке можно не указывать твердую цену контракта.

Кроме электронного аукциона, бензин еще можно закупать способами, объявленными в ч. 2 ст. 59 Закона № 44-ФЗ:

запрос котировок (в том числе электронный);

запрос предложений (в том числе электронный);

закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Документация о закупке составляется и в случае проведения закупки путем запроса предложений, что также позволит обойтись указанием максимальной цены контракта и формулы цены. А при закупке путем запроса котировок или у единственного поставщика контракт на закупку должен содержать условие о том, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта.

Несколько слов скажем о предстоящих изменениях в закупках у единственного поставщика. С 1 марта 2019 года федеральные органы исполнительной власти и их подведомственные федеральные казенные учреждения должны осуществлять закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд в соответствии с п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ с использованием единого агрегатора торговли «Березка» (см. Распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 № 824-р «О создании единого агрегатора торговли»). Пока данное требование при закупках малого объема распространяется на федеральные органы власти и подведомственные им казенные учреждения, на уровне регионов и муниципальных образований подобный порядок регулируется решениями органов власти соответствующего уровня, но нельзя исключить возможность распространения со временем этого требования на всех участников, осуществляющих закупки по нормам Закона № 44-ФЗ.

Возвращаясь к расчету максимальной цены контракта и ее формулы, отметим, что он должен производиться одним из методов, определенных ст. 22 Закона № 44-ФЗ и Методическими рекомендациями Приказа Минэкономразвития РФ № 567. При закупке топлива наиболее обоснованно применение метода сопоставимых рыночных цен.

Формула расчета цены закупки законодательно не установлена (см. Письмо Минфина РФ от 11.05.2018 № 24-03-08/31865), заказчик обязан самостоятельно установить подлежащую использованию формулу цены. Полагаем, в проект контракта целесообразно включить условие, что цена литра топлива не должна превышать его цену, определенную в ходе аукциона. То есть в контракте будут обозначены три ценовых составляющих:

максимальная цена контракта;

формула цены контракта;

предельная (максимальная) цена единицы поставки (литра бензина).

Получение бензина и расчеты с поставщиком.

Непосредственно получение топлива производится по топливным картам – этот способ реализации уже прочно закрепился в применении. Возможные варианты заправки по картам уточняются в контракте на поставку (например, карта может иметь месячный или суточный лимит, установленный в денежном или бензиновом объеме). Карта дает возможность заправиться как на АЗС поставщика по контракту, так и на заправках его партнеров. Перечень доступных заправок, их расположение и иная необходимая информация указываются в приложениях к контракту.

Сама карта передается в учреждение согласно условиям контракта, но продолжает являться собственностью компании, выпустившей ее. Карты передаются в учреждение в течение срока, указанного в контракте; их количество, стоимость замены, порядок возврата также определяются условиями контракта. Передача оформляется актом приема-передачи с обязательным указанием номеров карт.

Так как транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг (об отгруженных объемах топлива), она не признается самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения (Письмо Минфина РФ от 02.10.2018 № 02-07-10/70752). Для целей оперативного (забалансового) учета карт законодатель рекомендует использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности». Применяемый забалансовый счет закрепляется в учетной политике учреждения. Карты принимаются к учету в условной цене (один рубль за карту), поскольку, как правило, цена контракта не включает в себя стоимость изготовленных в рамках контракта топливных карт. Однако, если топливная карта была утеряна, за новую карту учреждение будет вынуждено заплатить.

Хранение указанных транспортных карт организуется учреждением самостоятельно без проставления записи «Фондовый».

Для примера рассмотрим особенности отражения бюджетным учреждением операций по движению топливных карт.

Получены топливные карты в количестве, указанном в контракте (20 шт.)

Карты выданы водителям

Карты закреплены за каждым водителем (операция производится по каждой карте)

Карта утеряна водителем

Отражены расходы на изготовление новой топливной карты

Произведена оплата изготовления топливной карты

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта

Карта выдана водителю

Карта закреплена за водителем

Карты собраны у водителей для передачи поставщику по завершении срока действия контракта (операция производится по каждой карте)

Карты возвращены поставщику

*Детализация КОСГУ (увеличение-уменьшение кредиторской задолженности) указывается в соответствии с Порядком применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н).

Порядок расчетов за полученный бензин указывается в контракте. Чаще всего оплата производится в конце месяца на основании товарных документов, выставленных поставщиком (товарной накладной, счета-фактуры, счета на оплату, а также реестра операций, произведенных по топливным картам, – количество и стоимость полученного бензина по каждой карте в течение расчетного месяца). Как правило, топливные карты не являются именными, и бензин отпускается любому лицу, предъявившему карту и набравшему верный ПИН-код карты на оборудовании АЗС, после чего обязательства поставщика по поставке товара (бензина) считаются надлежаще исполненными. В свою очередь, у заказчика появляются обязательства по приемке – подписание товарной накладной на товары и их оплату.

Контрактом может быть предусмотрена и авансовая система оплаты, однако размер аванса по закупке ГСМ не может превышать 30 % цены контракта (п. 18 Постановления Правительства РФ № 1496). Нужно ли при оплате аванса указывать конкретные суммы, предназначенные для зачисления на ту или иную карту? На наш взгляд, это излишне: оборудование, имеющееся в распоряжении сети заправочных станций, позволяет осуществлять контроль за расходованием средств по карте без участия заказчика, поэтому в назначении платежа аванса достаточно отразить реквизиты контракта.

Отгрузка топлива по карте подтверждается чеком – на нем указываются дата и время операции, номер карты, номер терминала, количество и ассортимент приобретенного топлива, справочная информация о цене и стоимости топлива. Чек заправки ГСМ является документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни – переход права собственности на нефтепродукты (факт отгрузки ГСМ) при осуществлении факта поставки, основанием принятия к учету материальных запасов – ГСМ. Но его применение необходимо утвердить учетной политикой учреждения, и для этого чек должен соответствовать требованиям к первичному учетному документу, установленным Законом о бухучете.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, совершивших сделку, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Требования к форме и составу реквизитов чека могут быть предусмотрены условиями контракта.

Тогда сводный документ поставщика – товарная накладная – уже не порождает бухгалтерские записи принятия к учету материальных запасов, а служит элементом контроля полноты отражения в учете поступивших материальных запасов (см. Письмо Минфина РФ от 29.08.2018 № 02-06-05/61767).

Бухгалтерские записи принятия к учету топлива на основании чеков АЗС будут следующими:

Перечислен аванс по контракту на поставку ГСМ

Принят к учету отпущенный в течение месяца бензин на основании авансовых отчетов, составленных водителями

Отражена кредиторская задолженность перед поставщиком на основании авансовых отчетов водителей

Произведен зачет аванса

Оплачен бензин, отпущенный за месяц, с учетом ранее уплаченного аванса

*Детализация КОСГУ предусмотрена Порядком 209н.

Расходование ГСМ.

Как и ранее, отражение в учете расходования ГСМ должно подтверждаться путевым листом, соответствием расхода бензина установленным нормам.

Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Порядок его заполнения утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).

Отметим, что Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н не содержит положений, утверждающих обязательное применение путевого листа и его форму, однако сам Приказ № 152 такое требование содержит: обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (ч. 2 разд. I Приказа № 152). Следовательно, учреждению необходимо указать на применение документа – путевого листа в своей учетной политике в редакции, предусмотренной Приказом № 152.

С конца 2017 года путевой лист дополнен информацией о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а бухгалтерскую службу интересуют в первую очередь показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Кроме того, путевой лист может быть дополнен такой информацией о движении горючего, как:

остаток при выезде;

остаток при возвращении;

выдано по заправочному листу;

расход по норме;

Для целей исчисления налога на прибыль расходы ГСМ не нормируются, нормы расхода применяются для целей бухгалтерского учета затрат на топливо в организациях автомобильного транспорта в соответствии с Инструкцией по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утвержденной Приказом Минтранса РФ от 24.06.2003 № 153. Сами же нормы установлены Распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р. Практика проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждений государственного сектора заставляет применять указанные нормы для целей бухгалтерского учета в том числе государственными (муниципальными) учреждениями.

С 20 сентября 2018 года Распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р позволяет определять базовую норму расхода топлива для легковых автомобилей не только по таблицам Минтранса, но и по данным завода-изготовителя, которые он получил в соответствии с международными требованиями WLTP или по правилам приложения 6 к Правилу ООН № 101 (в этом случае нужно добавлять поправочный коэффициент KHs).

Учреждение рассчитывает норму расхода ГСМ, исходя из условий эксплуатации транспорта, с учетом поправочных коэффициентов и надбавок, предусмотренных рекомендациями из Распоряжения Минтранса РФ № АМ-23-р, и утверждает ее приказом или распоряжением руководителя. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены лично под подпись.

Если фактический расход топлива превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности (см. Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056). В этом случае учреждение путем контрольных замеров, проведенных комиссией учреждения или специализированной организацией, может установить нормы расхода, превышающие нормы расхода топлива из Распоряжения № АМ-23-р. Нормы, установленные расчетным путем, утверждаются распоряжением руководителя учреждения. Если же и расчетные нормы были превышены, то списание ГСМ сверх установленных в учреждении норм должно осуществляться по аналогичным правилам – при наличии объективных причин и по решению руководителя учреждения.

Вопросам заполнения путевых листов и установления норм расхода ГСМ в учреждении посвящено немало специализированных материалов, повторять которые нецелесообразно. Мы лишь хотели напомнить порядок документального оформления списания ГСМ и обратить внимание на последние законодательные изменения и уточнения в данной части. Подытоживая, можем утверждать, что значительные изменения отсутствуют.

В бухгалтерском учете списание ГСМ оформляется актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При этом в учетной политике необходимо закрепить способ списания ГСМ: по фактической стоимости единицы запасов или по средней фактической стоимости. Полагаем, средняя стоимость предпочтительнее, поскольку позволяет не учитывать изменения цен.

Списание топлива по нормам, утвержденным в учреждении, отразится проводкой:

Дебет счета 0 109 00 272, 0 401 20 272

Кредит счета 0 105 33 443

Бухгалтерский учет движения ГСМ в 2019 году не изменился, операции поступления и списания топлива отражаются по правилам, установленным законодателем инструкциями по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Изменения коснулись смежных операций – процедур заключения контрактов на поставку, а также правил заполнения документов-оснований для списания ГСМ.

Время чтения: 5 минут

Предприятию не всегда выгодно содержать свой автопарк. Его наличие вызывает необходимость решать большое количество вопросов, связанных с документальным оформлением, а также с материальными затратами. По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы. Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо. Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний.

Что такое аренда автотранспорта

Вопрос аренды авто регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ. В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст. 607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью.

В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться. Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта. Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают.

Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения. Рассмотрим их кратко:

Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.
Договор аренды ТС оформлен между учреждением-арендатором и арендодателем, являющимся сотрудником организации и использующим ТС в служебных целях. В таком случае компенсация предусматривает погашение стоимости ремонта, техобслуживания, износа, горюче-смазочных материалов.

Читайте об аренде авто юридическими лицами у физических.

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Горюче-смазочные материалы включают:

сжатый природный газ, сжиженный нефтяной газ, дизельное топливо, бензин;
смазочные материалы – трансмиссионные, моторные, специальные масла, а также пластичные смазки;
жидкости специального предназначения – охлаждающие и тормозные.

Статья 636 ГК РФ возлагает обязанность по оплате ГСМ на арендатора.

При этом учет расхода бензина арендованного автомобиля осуществляется так:

Подотчётное лицо (обычно это водитель) предоставляет в бухгалтерию в установленные сроки авансовый отчёт.
К этому документу должны быть приложены чеки контрольно-кассовых аппаратов АЗС на приобретённое за наличные денежные средства высокооктановое или дизельное топливо.

В отечественном законодательстве можно найти ещё один ответ на вопрос, как учитывать ГСМ, – на основании путевых листов. Впрочем, существует другой, не противоречащий закону вариант. Речь о нём пойдёт ниже.

Пройдите социологический опрос!

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ. В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;
кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
дебет 20 счёта «Основное производство»;
кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке.

Нередко бывает, что для повседневной деятельности компании своего парка автотранспорта хватает, но приходится нанимать автотехнику для отдельных нужд. Договором это оформляется не всегда, просто арендуется ТС, заправляется топливом (или выдаются наличные на его покупку), а после того, как задача будет выполнена, у хозяина автотранспорта остаётся путевой лист. Вместе с тем по ст.252 НК РФ требуется, чтобы отчет об аренде автотранспорта содержал данные о расходах на горючее и затратах по найму автомобиля. Кроме того, следует знать, что даже разовая сделка должна заключаться в письменной форме. В противном случае, если в себестоимость продукции будут включены понесённые расходы, налоговики выскажут претензии.

Нормативы расходования автомобильного топлива

Нормативные данные позволяют:

списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
вести учёт затрат на горючее;
контролировать перерасход топлива.

В отношении компании, не предоставляющей автотранспортные услуги, но использующей арендованное или состоящее на балансе ТС, ограничительные нормативы в этом плане не предусмотрены.

Для плательщиков налога на прибыль действует правило: списывать затраты на ГСМ допускается, исходя из их фактического расхода.

Однако тот, кто платит за бензин свои, а не бюджетные средства, в конце концов приходит к выводу, что такие нормативы нужны прежде всего для компании. Тогда руководитель будет знать объём реальных затрат топлива на деловые поездки. Да и экономически обосновать расходы на топливо при проверке будет проще с помощью нормативов. Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей. Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

Определение базовой нормы. Делается это такими способами:
- по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
- учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
- самостоятельное проведение контрольных замеров.
Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
- «Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
- «Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
- «Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:

РН – искомый параметр – рабочая норма;

БН – базовая норма;

СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях).

Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент «Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

Списывается ли ГСМ на арендованную машину? Да, в том числе при аренде автомобиля без экипажа. Но только при наличии приказа руководителя предприятия об утверждении норм расхода топлива (см. предыдущий раздел статьи). Осуществляется списание обычно ежемесячно ответственным лицом – например, материальным бухгалтером.

Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

В ст. 188 Трудового кодекса сказано, что работнику использовавшему «личное имущество с согласия работодателя и в его же интересах, выплачивается компенсация за материалы, связанные с эксплуатацией этого имущества. Размер подлежащих возмещению расходов определяется трудовым договором, выраженным в письменной форме». Таким образом, возможна компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства – если условия для выплаты возмещения детализированы в трудовом соглашении.

Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

Приведём пример со следующими условиями:

автомобиль ГАЗ-24-10;
норма потребления топлива -13 л/100 км;
регион эксплуатации находится на высоте 300-800 метров. Поправочный коэффициент – 5%;
пробег – 287 км.

Сначала вычисляем рабочую норму:

РН = 13× (1+.0,05) = 13,65л/100 км

Затем умножаем РН на пробег (ПР). В итоге получаем:

С = РН×ПР= 13,65×287 /100= 39,7 л

То есть на таких условиях списанию (буква С в формуле) подлежит 39,7 литров бензина.

В настоящее время часто применяется практика учёта ГСМ на арендованное ТС по путевым листам. Обойтись без них при списании можно, если на предприятии действует приказ о нормах расхода топлива. Брать за основу допускается как базовые значения этого показателя для конкретной марки ТС, установленные Минтрансом, так и данные, рассчитанные специалистами организации по общепринятой методике. Работнику фирмы, который при выполнении своих должностных обязанностей использует личный автотранспорт, затраты на горюче-смазочные материалы компенсируются при условии, что это требование зафиксировано в трудовом соглашении.

Любое предприятие, имеющее в своем распоряжении автотранспорт и использующее его в производственных целях, должно позаботиться о надежном механизме учета ГСМ (горюче-смазочные материалы). В статье мы на примерах разберемся в специфике отражения операции с горюче-смазочные материалами и рассмотрим основные бухгалтерские проводки.

Общие положения

ГСМ в учете отражают на счете 10. В зависимости от местонахождения горюче-смазочных материалов используют такие группы аналитического учета:

ГСМ на складе;
оплаченные талоны;
топливо в баках.

Приобретение ГСМ по талонам

ООО «Автолюбитель» в марте 2020 приобрело талон на бензин стоимостью 1020 руб., НДС 156 руб. Талон был выдан водителю Кондратьеву А.К., который приобрел по талону 60 л бензина (17 руб./литр), НДС 9,15 руб. По итогам марта 2020 бензин в количестве 60 л был израсходован.

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
60	51	Перечислены средства в счет оплаты талона на бензин	1020 руб.	Платежное поручение
10 Талоны полученные	60	Оприходование талона на бензин (60 л)	864 руб.	Расходная накладная
19	60	Отражение НДС по приобретенному талону	156 руб.	Расходная накладная
10 Талоны выданные	10 Талоны полученные	Талон выдан водителю Кондратьеву А.К.	864 руб.	Книга учета движения талонов
10 Бензин в бензобаках	10 Талоны выданные	Бензин, заправленный в банк, оприходован в учете	864 руб.	Чек АЗС, отрывной купон к талону
68 НДС	19	НДС к вычету	156 руб.	Счет-фактура

Использование и списание ГСМ

В декабре 2015 ООО «Юпитер» был приобретен бензин в количестве 115 литров по цене 41 руб./л без НДС. На начало месяца в учете ООО «Юпитер» числилось 35 литров бензина той же марки по средней себестоимости 43 руб./л. Для заправки автомобиля было выдано 45 л бензина.

Средняя себестоимость списания за декабрь 2015 — 42 руб. (115 л * 41 руб. + 35 л * 43 руб.) / (115 л + 35 л).

Списание ГСМ на ООО «Юпитер» осуществляется по установленным нормам. Норма расхода для данного автомобиля составляет 8 км., поправочный коэффициент — 10%. Согласно путевому листу, в декабре 2015 было пройдено 110 км.

Расход бензина в декабре — 9,68 л (0,01 * 110 * 8 * (1 + 0,01 * 10).

Сумма к списанию 407 руб. (9,68 л * 42 руб.)

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
10	60	Оприходован приобретенный бензин 115 л (41 руб. * 115 л)	4715 руб.	Расходная накладная
19	60	Отражен НДС по приобретенному бензину (4715 руб. * 18% / 100 %)	849 руб.	Счет-фактура
26	10	Списание ГСМ за декабрь 2015	407 руб.	Путевой лист

Недостача ГСМ

По итогам проведения инвентаризации на ООО «Гарант 1» была выявлена недостача ГСМ. Учетная стоимость ГСМ составила 1030 руб., рыночная стоимость — 1075 руб. Лицо, виновное в недостаче, было установлено — водитель Кондратьев А.К., который признал свою вину и дал согласие на погашение суммы недостачи за счет собственных средств. 01 сентября 2015 Кондратьев внес в кассу 750 руб. в счет погашения долга.

В учете ООО «Гарант 1» данные операции были отражены таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
94	10	Отражение стоимости недостачи ГСМ, выявленной при инвентаризации	1030 руб.	Инвентаризационная ведомость
73	94	Отнесение стоимости недостачи на виновное лицо Кондратьева А.К. (балансовая стоимость)	1030 руб.	Акт установления виновного лица
73	98	Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимости ГСМ (1075 руб. — 1030 руб.)	45 руб.	Сличительная ведомость
50	73	Кондратьев А.К. погасил недостачу ГСМ через кассу	750 руб.	Приходный кассовый ордер
98	91/1	Включение в состав доходов разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих ГСМ (45 руб. * (750 руб. / 1075 руб.)	31 руб.	Сличительная ведомость

Перерасход ГСМ

По итогам октября 2015 на ООО «Заря 1» был установлен перерасход потребления топлива на служебном автомобиле сверх установленных норм. Комиссией было установлено, что ГСМ были израсходованы сверх нормы по вине водителя Кондратенко П.К., в связи с чем было принято решение о взыскании суммы перерасхода в размере 2143 руб., НДС 327 руб. с виновного лица. Кондратенко внес сумму перерасхода в кассу.

В учете ООО «Заря 1» были отражены такие проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
68 НДС	19/3	Восстановление вычета НДС	327 руб.	Акт комиссии
94	10/3	Отражение стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	1816 руб.	Акт комиссии
94	19/3	Отражение НДС от стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	327 руб.	Акт комиссии
73/2	94	Отнесение стоимости ГСМ на расчеты с водителем	2143 руб.	Акт комиссии
50	73/2	Стоимость ГСМ, израсходованных сверх нормы, внесена водителем Кондратенко П.К. в кассу	2143 руб.	Приходный кассовый ордер

Если вы используете любую программу КАМИН для расчёта заработной платы на платформе 1С:Предприятие 8, получите эту программу бесплатно.

Программа «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» предназначена для автоматизации учёта транспортных средств, горюче-смазочных материалов (ГСМ), шин, запчастей и аккумуляторных батарей (АКБ) в государственных, муниципальных и хозрасчётных организациях.

Программа работает на платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме управляемого приложения. Вы можете установить «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» на компьютер или сервер локальной сети, при необходимости организовав доступ пользователей через Интернет. Возможен учёт по нескольким организациям в одной базе данных.

Возможности программы

Для удобства все документы, справочники и отчёты сгруппированы в разделы по объектам учёта: ГСМ и запчасти, шины, АКБ. Вы можете скачать и установить программу и использовать ее в ознакомительном режиме 30 дней бесплатно. После покупки программы вы сможете продолжать в ней работу без потери внесенных данных.

вести учёт работы водителей и транспортных средств;
задавать нормативы потребления ГСМ транспортными средствами в зависимости от сезона и типов трасс;
вести учёт пробега автотранспортных средств;
осуществлять ввод, выписку и обработку путевых листов;

автоматически рассчитывать нормативный и фиксировать фактический расход топлива;

расчёт расхода топлива на каждую тонну груза на 100 км пробега
расчёт расхода смазочных материалов на 100 л израсходованного топлива
расчёт расхода ГСМ при оказании транспортных услуг

приобретение топлива за наличный и безналичный расчёт;
перемещение ГСМ между транспортными средствами;
списание ГСМ;

контролировать срок эксплуатации и износ;
фиксировать установку и снятие;

устанавливать тарифы на услуги для каждого транспортного средства
рассчитывать стоимость выполненных работ
формировать «Справку для расчётов за выполненные работы (услуги)» (форму ЭСМ-7)

Интеграция с системой спутникового мониторинга транспорта TrackGPS

GPS / ГЛОНАСС мониторинг транспорта активно используется для решения бизнес-задач в транспортных компаниях, диспетчерских службах, на дорожной и строительной технике, в предприятиях широкого профиля.

В программе «1С-КАМИН:Учёт ГСМ и запчастей 2.0» реализована загрузка сведений о заправках и путевых листах для спутниковой системы мониторинга транспорта TrackGPS. Система TrackGPS позволяет отслеживать местоположения корпоративного транспорта и контролировать расход топлива, повышает эффективность работы служб логистики, диспетчеризации и контроля транспорта.

Учёт транспортных средств

Программа подходит для любых организаций, использующих транспортные средства: легковые и грузовые автомобили, автобусы, такси, специальные автомобили (строительные, пожарные, автокраны, тракторы).

В справочник «Транспортные средства» заносятся сведения об автомобиле (в том числе, марка/модель, тип транспортного средства, идентификационный номер, водитель/ механик, нормы и коэффициенты расхода ГСМ), а также регистрационные сведения, необходимые для заполнения декларации по транспортному налогу.

Учёт ГСМ

В программе можно рассчитывать расход топлива в зависимости от времени года, типа трассы и других параметров, указанных пользователем. Для этого в соответствующих справочниках вводятся нормы и коэффициенты расхода.

При расчёте с поставщиком горюче-смазочных материалов возможны два варианта оплаты: наличные денежные средства и безналичный расчёт (перевод денежных средств со счёта, талоны, топливные карты). Для каждого из этих вариантов предусмотрен отдельный документ.

Списание ГСМ производится одним из двух документов. Если топливо израсходовано транспортным средством во время служебных поездок, то списание горюче-смазочных материалов производится документом «Путевой лист». Для списания материалов по любым другим причинам (например, неисправность автомобиля, недостача) используется документ «Списание ГСМ».

В конфигурации имеется документ «Перемещение ГСМ», при помощи которого отражается факт передачи материалов от одного транспортного средства другому.

Путевой лист

Это основной первичный документ конфигурации, в котором учитываются:

маршрут движения транспортного средства;
пробег транспортного средства, расход топлива;
расход смазочных материалов;
работа водителя.

Из программы можно распечатать следующие формы путевых листов:

Можно также подключить свои печатные формы через механизм «Дополнительные отчёты и обработки».

В программе можно сформировать «Журнал учёта путевых листов» по выбранному водителю за указанный период.

Специальные автомобили

Документ «Путевой лист» позволяет вести учёт работы специального оборудования. В табличной части документа фиксируется тип работы (например, на объекте, на учениях), время работы специального оборудования, время работы специального оборудования при простое.

Учёт шин, запчастей и АКБ

В программе есть возможность вести учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей (АКБ) и контролировать срок их эксплуатации. В карточке указывается срок эксплуатации и ресурс в километрах. Факт установки и снятия шин, запчастей и АКБ фиксируется специальными документами. Для оценки текущего состояния данных объектов используются соответствующие отчёты.

Транспортная декларация

В программе можно заполнить налоговую декларацию по всем транспортным средствам, сформировать и распечатать унифицированную форму и выгрузить данные для отправки в налоговые органы.

Сравнение с предыдущей версией

КАМИН:Учёт ГСМ для государственных учреждений. Версия 1.0	1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0
Где может использоваться	Только для государственных и муниципальных учреждений	Для любых организаций
Поставка	Как дополнение к конфигурации «1С:Бухгалтерия государствен-ного учреждения 8»	Как отдельная конфигурация
В программе ведётся учёт	ГСМ, водителей, ТС, работы специального оборудования	ГСМ, водителей, ТС, работы специального оборудования, а также учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей
Декларация по транспортному налогу	Формируется в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»	Формируется в самой программе по учёту ГСМ
Вид приложения	Обычное приложение	Управляемое приложение, с которым можно работать через Интернет

Сравнение функционала учета ГСМ и запчастей в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» можно узнать по запросу.

Варианты поставки и стоимость программ

Предусмотрены электронный и коробочный варианты поставки. Комплектация электронной версии продукта (все компоненты в электронном виде):

дистрибутив программы,
лицензионный договор,
руководство пользователя.

Комплектация коробочной версии продукта:

коробка для ПП КАМИН:8,
диск с дистрибутивом программы,
лицензионный договор,
книга «Руководство пользователя».

Заказать «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей»

Задать вопрос и получить ответ

Путевой лист – это бланк отчетности, который организация обязана использовать для контроля работы водителей, учета и подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ) для включения их при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Показания такого листа можно использовать как обоснование для исчисления зарплаты водителям.

Организация может применять как типовую форму путевого листа по виду автомобиля и организационно-правовой формы предприятия, так и разработать собственный бланк, главным условием разработки которого является отражение набора всех обязательных реквизитов, утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. Бланк листка должен быть закреплен в учетной политике фирмы и храниться не менее пяти лет.

Такой лист оформляется от одного дня или на период не более одного календарного месяца с обязательной регистрацией методом сплошной нумерации в журнале по учету путевых листов. Заполнение бланка осуществляется непосредственно водителем с обязательными отметками механика – о пред- и послерейсовом осмотре с фиксацией показаний спидометра, медика – о проведении осмотра.

Важно! В случае длительной командировки водителя на служебном автотранспорте все контрольные проверки проводятся перед выездом, проставляются разовые отметки, которые имеют силу на протяжении всей поездки вне зависимости от длительности командировки.

Бухгалтерской службой организации, как правило, производится контроль заполнения бланка, расчет ГСМ по нормам расхода, исходя из указанного километража в документе, отражение в 1С поступления и списания ГСМ, а также, при необходимости, расчет заработной платы водителя по путевому листу.

Важно! Нормы расхода топлива устанавливаются внутри фирмы на базе расчета предельного размера, исходя из марки, технических характеристик и года выпуска автомобиля, а также примененных надбавок с учетом времени года, работы авто в городах с определенной плотностью, обкатки нового транспорта, закрепленных приказом руководителя.

Типовым функционалом не предусмотрена возможность оформления путевых листов в 1С. Программа позволяет внести доработки функционала в виде внешних документов и обработок программистами, однако, компания должна самостоятельно оценить целесообразность и экономический эффект от того, что будут автоматизированы заполнение и учет путевых листов и ГМС в 1С.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по отражению операций учета ГСМ в бухгалтерской программе 1С Бухгалтерия, разработанной на платформе 1С:Предприятие 8.3. В таблице рассмотрен документооборот в зависимости от варианта приобретения организацией ГСМ:

Приобретение талонов на ГСМ

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Принятие к учету ГСМ

Выдача денежных средств подотчет
Оформление авансового отчета

Поступление талонов на ГСМ
Передача талонов сотруднику в подотчет
Оформление авансового отчета

Покупка топливных карт
Передача топливной карты сотруднику
Поступление ГСМ от поставщика на общий склад
Перемещение ГСМ на автотранспорт

Списание ГСМ на расходы

Разберем таблицу детально.

Подотчет сотруднику

1. Сотруднику перечислены денежные средства в подотчет на приобретение ГСМ.

Рис.1 Перечисление денежных средств

Документом сформированы следующие проводки:

Рис.2 Формирование проводок

2. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Рис.3 Создание авансового отчета Рис.4 Авансовый отчет

Документом сформированы следующие движения:

Рис.5 Движение документа

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Рис.6 Поступление ГСМ

Приобретение талонов на ГСМ

1. Организация приобрела талоны на ГСМ.

Рис.7 Приобретение талонов на ГСМ Рис.8 Сумма талонов

Документом сформированы следующие проводки:

Рис.9 Сформированная проводка

2. Кассир выдал талоны сотруднику для осуществления заправки автомобиля.

Рис.10 Выдача подотчетному лицу

Документом сформированы движения:

Рис.11 Сформированные движения

3. Сотрудник представил авансовый отчет в бухгалтерию.

Рис.12 Авансовый отчет в бухгалтерию Рис.13 Сдача отчета сотрудником

Документом сформированы движения:

Рис.14 Движения после сдачи отчета

На складе организации отражено поступление ГСМ.

Рис.15 Поступление ГСМ на склад

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Когда организация заключила договор с АЗС на приобретение топливных карт и распределение ГСМ сотрудникам по установленным организацией лимитам, используем 3-й вариант документооборота в 1С.

1. Отражение в учете приобретения топливных карт.

Рис.16 Приобретение топливных карт

В учете сформированы движения:

Рис.17 Движения в учете

2. Топливные карты передали сотрудникам для использования.

Рис.18 Передача сотрудникам топливных карт

В учете сформированы движения (топливная карта привязана к сотруднику).

Рис.19 Привязка топливной карты к сотруднику

Не запрещено отражать приобретение топливных карт через поступление услуг с использованием ручного учета карт на забалансовом счете 006 по субконто «Бланк строгой отчетности» и «Склад». Если в качестве склада отражать автомобиль, то топливная карта во втором варианте учета будет привязана к транспорту.

3. Получен документ на общий объем приобретенного ГСМ от поставщика.

Рис.20 Документ на общий объем ГСМ

В учете сформированы движения:

Рис.21 Движения по поступлениям ГСМ

4. Созданы перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль (склад) на основании путевых листов сотрудников.

Рис.22 Перемещения ГСМ с общего склада на автомобиль

В учете сформированы движения:

Рис.23 Документ по перемещению ГСМ

На складе отражено движение ГСМ.

Рис.24 Движение ГСМ

Списание ГСМ со склада на расходы производится бухгалтерской службой идентично для всех способов поступления ГСМ на основании путевых листов и норм расхода ГСМ, установленными приказом организации.

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора. Использование директором личного автомобиля в служебных целях. Списание бензина на предприятии

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

Использование директором личного автомобиля в служебных целях

Личный автомобиль в служебных целях

В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:

Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Аренда автомобиля

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.

Но в использовании аренды личного автомобиля директора отмечают и недостатки. К таковым относятся следующие:

Придется платить НДФЛ с платы за аренду.
Необходимо снова оформлять страховой договор.
Дополнительно нужно заключить договор аренды.

Подробно данный вопрос раскрывается в ст. 643 Гражданского кодекса.

Списание бензина на личный автомобиль директора

Личный автомобиль директора

Могут применяться и иные способы, позволяющие списать бензин на личный автомобиль директора. Он не освобождается от обязанности выписывать ПЛ, а также оформлять командировки и иные служебные поездки должным образом. Но на практике это требование исполняется не всегда.

При возникновении тех или иных проблем директор всегда может объяснить поездки личными целями, а не рабочими. Тогда, чтобы обвинить его в нарушении закона, следственным органам придется доказывать, что в поездке исполнялись непосредственно рабочие функции.

Директор ООО, являясь одновременно учредителем, вправе использовать для оформления автомобиля все те способы, которые прописаны выше. Это возможно за счет того, что он также выступает и в качестве физлица – то есть является и директором, и работником, и представителем юрлица.

Рассмотрим подробно, как списать бензин на личный автомобиль директора. При этом будем считать, что он находится на балансе предприятия.

Понятие путевого листа

К нему (коротко — ПЛ) относится первичный документ, где фиксируется пробег. На его основании определяется расход топлива. Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Как списывать бензин по путевым листам?

Компании нередко применяют ПЛ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 78 еще в 1997 г. В нем содержатся разные формы ПЛ исходя из вида автомобиля, к примеру, форма 3 предназначена для легкового авто, а форма 4 – для грузовика.

ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц. Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Если имеет место использование директором личного автомобиля в служебных целях или, наоборот, служебного авто – в личных целях, то особенно важно правильно оформить ПЛ. От этого зависит, будет ли осуществляться учет расходов на горюче-смазочные материалы при расчете налога на прибыль. Чтобы подстраховаться на случай проведения проверок и не допустить ошибок, нужно учитывать разные нюансы.

Удобный вариант документа

Списание бензина на предприятии осуществляется в налоговом учете не сразу. Стоимость купленного топлива не включается в расходы ни при оплате аванса, ни во время заправки бензином и соответствующего списания денег с топливной карты. Дело в том, что заправка по чеку терминала АЗС лишь подтверждает его покупку, но никак не служит доказательством целевого пользования. Главным документом, который подтверждает расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. С его помощью учитывается и контролируется эксплуатация транспорта и работа водителя. Без него запрещается транспортировка людей, багажа и грузов.

В нем должна содержаться следующая информация:

Название и номер.
Данные о периоде действия.
Данные о собственнике ТС.
Данные об автомобиле.
Данные о водителе.

Унифицированные формы документов, которые утверждены Госкомстатом России, должны использовать только компании, главная деятельность которых связана с автотранспортом. На других предприятиях можно применять форму, разработанную самостоятельно. В этом случае бланк утверждается посредством его приложения к учетной политике компании и включает в себя все реквизиты, которые указаны выше.

Как списывать бензин по путевым листам? В них необязательно вписывать маршрут следования транспортного средства. Это особенно важно в случаях использования автомобиля как для служебных, так и для личных целей. Данные выводы подтверждаются практикой в суде.

Путевой лист

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.

Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.

В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.

Компенсация директору за использование личного автомобиля

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.

При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.

Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.

Недостатки унифицированного ПЛ

При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.

Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.

Аренда личного автомобиля директора

Списание топлива по норме

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Списание бензина при командировках

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.

Командировка директора на личном автомобиле

Заключение

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

Списание бензина на личный автомобиль директора может осуществляться разными способами. К наиболее распространенному относится компенсация и аренда. Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому в конкретных случаях делают выбор в пользу того или иного способа с учетом имеющихся обстоятельств.

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Как списать бензин на личный автомобиль директора

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:

оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Как составить приказ на списание ГСМ по Глонасс, описывается в этой статье.

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

2000 куб. см и меньше	1200 рублей
более 2000 куб. см	1500 рублей

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей. На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Списание ГСМ по путевым листам рассматривается тут.

О процедуре банкротства юридического лица рассказывается по ссылке.

Учет и списание ГСМ на арендованых автомобилях в 2020 году

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Время чтения: 5 минут

По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы. Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо.

Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний.

Что такое аренда автотранспорта

В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст.

609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться.

Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.
Договор аренды ТС оформлен между учреждением-арендатором и арендодателем, являющимся сотрудником организации и использующим ТС в служебных целях. В таком случае компенсация предусматривает погашение стоимости ремонта, техобслуживания, износа, горюче-смазочных материалов.

Читайте об аренде авто юридическими лицами у физических.

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Горюче-смазочные материалы включают:

сжатый природный газ, сжиженный нефтяной газ, дизельное топливо, бензин;
смазочные материалы – трансмиссионные, моторные, специальные масла, а также пластичные смазки;
жидкости специального предназначения – охлаждающие и тормозные.

Статья 636 ГК РФ возлагает обязанность по оплате ГСМ на арендатора.

При этом учет расхода бензина арендованного автомобиля осуществляется так:

Подотчётное лицо (обычно это водитель) предоставляет в бухгалтерию в установленные сроки авансовый отчёт.
К этому документу должны быть приложены чеки контрольно-кассовых аппаратов АЗС на приобретённое за наличные денежные средства высокооктановое или дизельное топливо.

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ.

В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;
кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
дебет 20 счёта «Основное производство»;
кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке.

Нередко бывает, что для повседневной деятельности компании своего парка автотранспорта хватает, но приходится нанимать автотехнику для отдельных нужд.

Договором это оформляется не всегда, просто арендуется ТС, заправляется топливом (или выдаются наличные на его покупку), а после того, как задача будет выполнена, у хозяина автотранспорта остаётся путевой лист. Вместе с тем по ст.252 НК РФ требуется, чтобы отчет об аренде автотранспорта содержал данные о расходах на горючее и затратах по найму автомобиля.

Кроме того, следует знать, что даже разовая сделка должна заключаться в письменной форме. В противном случае, если в себестоимость продукции будут включены понесённые расходы, налоговики выскажут претензии.

Нормативы расходования автомобильного топлива

Нормативные данные позволяют:

списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
вести учёт затрат на горючее;
контролировать перерасход топлива.

Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей. Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

Определение базовой нормы. Делается это такими способами:
- по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
- учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
- самостоятельное проведение контрольных замеров.
Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
- “Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
- “Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
- “Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:

РН – искомый параметр – рабочая норма;

БН – базовая норма;

СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях).

Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент “Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

Размер подлежащих возмещению расходов определяется трудовым договором, выраженным в письменной форме».

Таким образом, возможна компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства – если условия для выплаты возмещения детализированы в трудовом соглашении.

Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

Приведём пример со следующими условиями:

автомобиль ГАЗ-24-10;
норма потребления топлива -13 л/100 км;
регион эксплуатации находится на высоте 300-800 метров. Поправочный коэффициент – 5%;
пробег – 287 км.

Сначала вычисляем рабочую норму:

РН = 13× (1+.0,05) = 13,65л/100 км

Затем умножаем РН на пробег (ПР). В итоге получаем:

С = РН×ПР= 13,65×287 /100= 39,7 л

То есть на таких условиях списанию (буква С в формуле) подлежит 39,7 литров бензина.

Заключение

Брать за основу допускается как базовые значения этого показателя для конкретной марки ТС, установленные Минтрансом, так и данные, рассчитанные специалистами организации по общепринятой методике.

Работнику фирмы, который при выполнении своих должностных обязанностей использует личный автотранспорт, затраты на горюче-смазочные материалы компенсируются при условии, что это требование зафиксировано в трудовом соглашении.

Учет путевых листов и ГСМ:

Как списать расходы на бензин директору

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. Выплата компенсации за использование личных транспортных средств в служебных целях не планируется, только компенсация фактически понесенных расходов на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы.
Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства?

Обоснование позиции:
Работники организации могут использовать свое личное транспортное средство (далее — ТС) в служебных целях, как передав его работодателю в безвозмездное пользование, так и без заключения такого договора, но с согласия или ведома работодателя и в его интересах, исходя из тех функций, которые они должны выполнять в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией.
Рассмотрим каждый из вариантов применительно к рассматриваемой ситуации.

1. Компенсация за использование личного ТС

2. Договор безвозмездного использование ТС

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

20 февраля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете.

Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете».

О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином.

Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла.

В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ.

В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы.

В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями.

Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает.

Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов.

Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Списание бензина на предприятии – обязательная процедура, независимо от использования личного или служебного транспорта. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые привлекают к работе транспортные средства, должны утверждать правоотношения документально.

Не редки случаи, когда работодатель привлекает к трудовой деятельности служащих с личными транспортными средствами. На практике такие отношения могут быть оформлены разными видами соглашений.

Чаще всего, это договор аренды автомобиля без экипажа.

Документально все оформлено таким образом, что предприятие отдельно принимает по трудовому договору водителя, а отдельно – арендует транспортное средство во временное пользование.

Такой договор аренды содержит следующие условия:

продолжительность аренды;
перечень служащих, которые могут пользоваться конкретной машиной;
размер вознаграждения за использование машины;
периодичность начисления денежных средств;
порядок покрытия расходов на ГСМ (таким же образом предстоит списать бензин на личный автомобиль директора);
компенсация технического обслуживания;
порядок покрытия ремонта.

Действующим законодательством установлено, что за аренду транспортного средства каждому работнику положена амортизация. И это та сумма выплат, которая не облагается подоходным налогом в 13%.

Недостаток этого варианта в том, что транспортное средство используется служащим всегда, в том числе в нерабочее время. Таким образом, сложно установить, какой объем бензина подлежит списанию на рабочие нужды с последующей компенсацией.

С целью установления универсальных правил компенсации, на каждом предприятии фиксируется свой порядок контроля расхода топлива, который универсален при аренде личного автомобиля директором предприятия и другими работниками.

Использование путевого листа

Это официальный документ, который содержит количество бензина, используемое конкретным транспортным средством. Такой документ – веское основание для денежной компенсации или предоставления талонов на ГСМ.

Путевой лист готовится в установленной форме. В том числе, для каждого вида транспортного средства предусмотрена своя форма путевого листа. Путевые листы подлежат обязательному учету и регистрируются в специальном журнале. Надлежащий контроль необходим для формирования налоговых отчетностей и учета расходов компании.

Нарушение формы или порядка составления документа может стать основанием для привлечения к юридической ответственности за несоблюдение налогового законодательства.

Путевой лист состоит из следующих разделов:

норма расхода;
продолжительность рабочего времени;
пробег.

Нормы расхода

Министерством транспорта России установлены нормативы для различных транспортных средств, что отображается в технических документах на автомобиль. При оформлении путевого листа администрация предприятия может воспользоваться универсальными нормативами или же допускается самостоятельный расчет.

Самостоятельный расчет:

назначение комиссии, которая уполномочена выполнить замеры;
полное опустошение бака машины;
заполнение бака конкретным объемом бензина – например, 100 литров;
фиксация показаний спидометра перед началом движения транспортного средства и после окончания бензина в баке.

Для более точного расчета лучше использовать несколько замеров в различных условиях. Например, пустого автомобиля и груженного транспортного средства, едущей машины и, работающей на холостом ходу, в летнее и зимнее время.

Завершается процедура самостоятельных замеров составлением соответствующего Акта, скрепленного подписями всех членов комиссии.

Рабочее время

После начала рабочего времени или же после начала рабочей поездки, в путевом листе ставится отметка. Такая же отметка вносится в содержание документа при завершении командировки. Если работник отлучается на обед не по пути движения транспортного средства, то это отмечается в содержании путевого листа.

Если машина используется постоянно, то лучше всего оформить отдельный Приказ от имени руководства, устанавливающий трудовой график конкретного служащего. Например, с понедельника по пятницу с 8 до 18 часов.

Пробег

Расчет пробега осуществляется через регулярные замеры показаний одометра. Замеры делаются утром перед началом рабочего дня, а также вечером перед завершением трудового дня.

Путевой лист может оформляться ежедневно или же один на весь период времени, но только в рамках одного календарного месяца. Так бухгалтеру будет комфортнее готовить финансовые документы на оплату. Задача бухгалтера – использовать следующую формулу:

Компенсация = показания одометра (сделанные в рабочие часы) = рабочие часы * норму расхода.

Если отсутствует маршрут следования

Не всегда использование автомобиля связано с конкретным маршрутом движения транспортного средства, но отсутствие маршрута не означает, что компания не может рассчитывать на компенсацию. Анализ судебных решений позволяет понять, что компания не может привлекаться к ответственности за компенсацию расходов при отсутствии строгого маршрута движения.

Так, индивидуальные предприниматели и юридические лица могут вносить в налоговую документацию информацию обо всех приобретенных видах и объемах топлива, не подтверждая их конкретными пройденными маршрутами движения, но нельзя забывать о документальном подтверждении расходов на топливо.

Использование лимитов

Способ заключается в том, что на предприятии установлено конкретное ограничение потребления топлива.

В начале каждого месяца служащие получают талоны на бензин, соответствующие лимитам или же одну карточку, выданную заправочной станцией.

При осуществлении трудовой деятельности работник пользуется карточкой так, как считает нужным. Это значит, что при финансовых трудностях можно воспользоваться карточкой даже для личных нужд.

Недостаток – когда заканчивается баланс на предоставленной карте, дальнейшие расходы придется погашать самостоятельно. Эти условия внесены в содержание трудового договора и соглашения аренды, если таковые были составлены.

Допускается запрос дополнительных средств с баланса компании, но только для этого необходимо подтвердить обоснованность лимитов. Превышение платежей возможно через приказ администрации предприятия, а также через бухгалтерские документы.

Порядок денежной компенсации

Второй вариант законного привлечения к официальной работе транспортного средства работников – в том числе, использование директором личного автомобиля в служебных целях – утверждение в порядке статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, порядок привлечения к работе утверждается следующими способами:

служащий, желающий использовать автомобиль, пишет заявление на имя руководителя;
подписывается соглашение с уточнением суммы и периодичности компенсации;
дополнительная подача необходимых документов (технический паспорт, водительское удостоверение собственника);
выдача приказа руководителем, который передается в бухгалтерию для начисления ежемесячной компенсации (амортизация).

Преимущество этого способа в том, что соглашения подписываются в индивидуальном порядке, а значит можно установить разные размеры компенсации для каждого отдельного служащего.

Размеры компенсаций

Автомобиль директора, как правило, используется для езды по городу и редких командировок за пределы населенного пункта. От загруженности и типа поездок будет зависеть сумма компенсации. Например, если одинаково к работе привлекаются транспортные средства легкового и грузового типа, то и размер выплат будет различным для каждого вида транспортного средства.

Законом установлено, что размер компенсации устанавливается индивидуально, но с учетом установленных нормативов.

Статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает, что размер компенсации будет следующим для различных видов транспорта (в рублях в месяц):

600 – мотоциклы;
1200 – машины с объемом двигателя до 2000 кубов;
1500 – автомобили с объемом двигателя свыше 2000 кубов.

Это фиксированные суммы, которые не зависят от количества поездок или от пройденного пробега. Указанные суммы должны быть отображены в налоговых декларациях, поэтому работодатель не может документально отобразить различные размеры отчислений для разных служащих.

На практике есть одна хитрость, позволяющая установить разные суммы компенсаций для отдельных работников, в зависимости от степени загруженности.

Для этого отдельно составляется документ на компенсацию по НК РФ, а отдельно оформляется новый приказ на вознаграждение за выполненную работу. Это не совсем легально, но не противоречит действующему законодательству.

Но категорически запрещено передавать денежные средства «в конверте».

Затраты на топливо

Когда речь идет о компенсации, то необходимо понимать, что в ее расчет входят следующие расходы:

ремонт;
устранение износа;
стоимость технического осмотра;
замена резины и других частей машины;
стоимость человеческой силы – услуги водителя.

Оплата топлива осуществляется отдельно, в соответствии с формулой, включающей расчет рабочего времени и нормативов расхода.

Транспортные средства ИП

Для индивидуальных предпринимателей применимы другие варианты и способы оформления используемого личного транспорта. А именно:

Подписание соглашения аренды без экипажа. В таком случае, ИП одновременно выступает и арендатором и арендодателем. Предприниматель самостоятельно использует свое транспортное средство, но имеет возможность на законных основаниях облагать налогом компенсацию, удерживая ее из доходов организации индивидуального предпринимателя.
Выдача приказа, оригинал которого направляется в бухгалтерию. Приказ подразумевает перевод денежных средств на счет директора фирмы с баланса компании, которые считаются как амортизация за использованный автомобиль.
При регистрации индивидуального предпринимателя формируется перечень собственности, которая используется ИП для работы. В этот список можно включить транспортные средства. В таком случае, автомобиль числится на балансе компании, а поэтому все расходы, связанные с его эксплуатацией, компенсируются из баланса компании.

Бензин и командировки

Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки.

В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами.

Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации.

Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании. Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего.

Использование служебного автомобиля руководителем

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину. Оформить такое сотрудничество можно различными способами, но при каждом возникают трудности со списанием бензина. Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.

Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа. Сотрудник выступает в роли арендодателя и сдает собственную машину компании, в которой работает.

В свою очередь работодатель является арендатором и ежемесячно начисляет сотруднику арендную плату.

При этом в договоре есть пункт о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.

На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время. Соответственно, часть бензина расходуется на служебные поездки, а часть — на личные. В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.

Чтобы получить обоснованные данные о «производственном» расходе топлива, организации разрабатывают и утверждают некую систему контроля. Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание одометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.

Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот.

Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь — назначить работника, который будет снимать показания одометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны.

Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра.

В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом — с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя. Он основан на статье 188 Трудового кодекса, где говорится: при использовании работником личного имущества в интересах и с ведома работодателя, компания должна выплатить сотруднику компенсацию за износ и возместить все расходы.

Данный способ не требует большого количества бумаг. Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

Но и здесь не обходится без сложностей. Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.

Разные суммы компенсации

В большинстве организаций водители «загружены» по-разному: кто-то ездит по городу, кто-то выезжает в другие регионы, одни развозят товар на десятки точек, другие — на две-три точки и т д. Соответственно, машины эксплуатируются не одинаково, и логично установить для каждой свой, индивидуальный, размер компенсации.

Никаких препятствий для этого нет, но нужно учесть ограничение, которое закреплено в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Согласно этой норме, облагаемую базу разрешено уменьшить не на всю сумму компенсации, а лишь на величину в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Таких норм три: для легковых авто с объемом двигателя 2000 куб. см.

и менее — 1200 руб. в месяц; для легковых авто с объемом двигателя более 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц; для мотоциклов — 600 руб. в месяц.

Таким образом, величина норматива зависит только от объема двигателя, а количество «рабочих» поездок и их расстояние на норматив не влияют. Следовательно, даже если руководитель утвердит для водителей разные величины компенсации, в налоговом учете будут отражены только суммы в пределах норматива.

Источник http://obd2bluetooth.ru/provodki-po-spisaniyu-gsm/

Источник http://businessman.ru/kak-spisat-benzin-na-lichnyiy-avtomobil-direktora-arenda-lichnogo-avtomobilya-direktora-ispolzovanie-direktorom-lichnogo-avtomobilya-v-slujebnyih-tselyah-spisanie-benzina-na-predpriyatii.html

Источник http://normapriem.ru/kak-spisat-benzin-na-lichnyj-avtomobil-direktora.html

Проводки по списанию ГСМ

Варианты оплаты ГСМ.

Особенности заключения контракта в свете последних изменений законодательства.

Получение бензина и расчеты с поставщиком.

Расходование ГСМ.

Что такое аренда автотранспорта

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Пройдите социологический опрос!

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Нормативы расходования автомобильного топлива

Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

Общие положения

Приобретение ГСМ по талонам

Использование и списание ГСМ

Недостача ГСМ

Перерасход ГСМ

Возможности программы

Интеграция с системой спутникового мониторинга транспорта TrackGPS

Учёт транспортных средств

Учёт ГСМ

Путевой лист

Специальные автомобили

Учёт шин, запчастей и АКБ

Транспортная декларация

Сравнение с предыдущей версией

Варианты поставки и стоимость программ

Подотчет сотруднику

Приобретение талонов на ГСМ

Поступление ГСМ с распределением по топливным картам

Личный автомобиль в служебных целях

Аренда автомобиля

Личный автомобиль директора

Понятие путевого листа

Удобный вариант документа

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Недостатки унифицированного ПЛ

Списание топлива по норме

Списание бензина при командировках

Заключение

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Можно ли

Учет по лимитам

Учет и списание ГСМ на арендованых автомобилях в 2020 году

Что такое аренда автотранспорта

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Нормативы расходования автомобильного топлива

Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

Заключение

Учет путевых листов и ГСМ:

Как списать расходы на бензин директору

Как производится списание ГСМ без путевых листов

В каких случаях путевой лист не нужен

Нюансы и проблемы

Как списать бензин на личный автомобиль директора

Использование путевого листа

Нормы расхода

Рабочее время

Пробег

Если отсутствует маршрут следования

Использование лимитов

Порядок денежной компенсации

Размеры компенсаций

Затраты на топливо

Транспортные средства ИП

Бензин и командировки

Использование служебного автомобиля руководителем

Учет по путевым листам

Компенсация расходов, связанных с использованием автомобиля

Разные суммы компенсации

Похожие записи: