Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах (особенности)

Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах (особенности)

Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах часто вызывает вопросы трудовиков, а в ряде случаев и налоговиков, при выездной проверке. Как правильно оформить документы, чтобы избежать претензий проверяющих? Какую сумму нужно возместить сотруднику? На какие нюансы обратить особо пристальное внимание при составлении договора аренды техники? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

• гарантии работнику при направлении его в командировку;
• порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках».

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос «Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля» есть 2 ответа:

1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:

• 1 200 руб. в месяц — если объем двигателя менее 2000 см 3;
• 1 500 руб. в месяц — в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):

• наименование организации;
• дату составления и номер распорядительного документа;
• данные сотрудника, наименование его должности;
• данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
• длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
• цель командировки;
• подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
• сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Командировка на своем авто как списать бензин

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.Работникам важно знать, какие документы в 2022 году выдаются перед поездкой. Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист.

По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты. Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ.

Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников.

Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма

Сотрудник ездил в командировку в другой город на своем личном автомобиле.

Как компенсировать работнику затраты на бензин.

Какую информацию нужно включить в приказ о командировке 2. Чем подтвердить командировку, если нет проездных документов 3.

Как работник может доказать маршрут следования на автомобиле Командировка работника на личном авто или машине компании имеет особенности.

В приказе нужно зафиксировать использование автомобиля в служебных целях. По возвращении из командировки у работника необходимо запросить служебную записку с фактическим сроком выполнения задания. А еще проверить путевой или маршрутный лист. В 2015 году вступили в силу изменения, внесенные в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв.

; далее — Положение № 749). Законодатель максимально упростил документальное оформление служебных командировок.

Теперь служебное задание и командировочное удостоверение не нужны, и компании обходятся одним приказом. Именно в нем отмечают тот факт, что работник к месту командирования едет на автомобиле.

Оформление командировки на личном транспорте

Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами. В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок. Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2022 году введен Приказ Минфина РФ № 33н.

Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики). Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе.

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г. Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного. Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в , и , и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки.

В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Порядок оформления рабочей

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Сражу может показаться все очевидным и простым, но существуют некоторые нюансы при трактовке данных расходов, при налогообложении и возмещении работнику средств, которые он израсходовал во время поездки.

Для получения компенсации необходимо наличие некоторых документов: Расходы, которые понес сотрудник при поездке в командировку, возмещаются ему в порядке, установленном на данном предприятии или организации.

Освещение особенностей, связанных с возвратом денег за командировку, производится в нормативном акте, который предварительно составляет руководство компании. В акте определяются все правила денежной компенсации, указывается список документов, которые сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию для отчета по командировке. Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению.

Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника в командировку на автомобиле (личном или служебном)

А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника

Командировка на личном автомобиле в 2022-2022 годах (особенности)

— основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. Указанный документ претерпел серьезные изменения в результате решений Правительства РФ, введенных в действие его постановлениями от 29.12.2014 № 1595 и 29.07.2015 № 771.

Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов.

В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов:

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2015 № 1168-6-1.
• Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/2238.
• Приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н.

Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта.

В командировку на личном авто? Легко!

При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке. Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложить:

1. служебное задание с отчетом о проделанной работе;
2. командировочное удостоверение с отметками;
3. чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю.

После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов. Согласно к обязательным документам относятся следующие:

1. Отчет с указанием всех растрат.
2. Проездные документы;
3. Документы на аренду жилья;
4. Записка об использовании транспорта;
5. Командировочное удостоверение;

При необходимости руководитель может оформить служебное задание.

При таком виде транспорта важно оформить служебную записку.

Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве. Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях.

Командировка на личном автомобиле — оформление расходов в 2018

Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом.

Оформление командировки на личном автомобиле

Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:

• расходы на бензин;
• иные, связанные с обеспечением функций машины, расходы, например, на покупку незамерзающей жидкости.

Согласно статье 167 ТК организация должна произвести сотруднику компенсацию всех финансовых затрат, связанных с командировкой по работе. 168 статья к основным расходам относит:

• проживание;
• проезд;
• суточные.

Ремонт личного автомобиля, оплата денежной суммы за парковку, возмещение ущерба в случае возможного ДТП, иные затраты ТК относит к дополнительным, а дополнительные расходы подлежат оплате и последующему налогообложению только с ведома начальства. Поэтому, при проезде на личном автомобиле в интересах службы, в соглашении с работодателем нужно по максимуму прописать все непредвиденные затраты для дальнейшей оплаты фирмой.

Кстати, что касается ДТП, то организация производит оплату убытков только в случае вины другой стороны, в противном случае платить придется сотруднику.

Ст. 188 ТК обязывает работодателя возместить оплату расходов сотруднику при эксплуатации принадлежащего ему имущества в рабочих целях.

Какие документы нужны при командировке на личном автомобиле?

Самым главным и необходимым документом для отправления сотрудника в командировку является приказ. Приказ является главным основанием, если условия командировки изменяются, например, время проезда, то кадровый работник также должен издать приказ об этом.

Основанием для составления приказа является распорядительный документ руководства, т. е. разрешение на командировку сотруднику. Существует определенная категория граждан, отправление которых в рабочую поездку без согласия не возможно. Такое требование устанавливает трудовое законодательство, например, у работницы, воспитывающей ребенка до трех лет.

После подписи руководителя на приказе, работнику выдается под роспись командировочное удостоверение. Кадровику желательно вести журнал выездов.

По возвращению из поездки командированный работник составляет служебную записку, где отражает все обстоятельства:

• дни в дороге;
• вид транспорта;
• место проживания;
• перечень прилагаемых документов, свидетельствующих о понесенных им затратах, подлежащих оплате.

Особенностью пакета документов при отправлении на своей машине является то, что обязательно заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле. Путевой лист является наряду с квитанциями доказательством затрат на топливо. Он должен содержать:

• количество дней в дороге;
• маршрут движения;
• сведения о машине: государственный номер, марку;
• реквизиты водительских прав;
• данные о владельце автомобиля;
• показания одометра до проезда и после.

Путевой лист заполняется водителем и направляется сначала на утверждение начальнику организации, затем в бухгалтерию в качестве подтверждающего документа вместе с авансовым отчетом.

Оплата проезда производится ровно за столько дней, сколько указано в приказе и путевом листе. Все данные должны совпадать.

Образец приказа на командировку на личном автомобиле

Такой приказ можно оформить на бланке Т-9.

Обязательно нужно прописать:

• данные об отправляемом сотруднике: Ф.И.О., занимаемая должность;
• точное местонахождение точки пребывания;
• количество дней включительно с учетом движения туда и обратно;
• вид транспорта;
• сведения о машине.

Особенности оплаты проезда в командировку на личном автомобиле

Постановление Правительства № 92 от 2002 г. прописывает лимиты оплаты. Суммы законодатель привязывает к объему двигателя машины. Так, если он меньше 2 тыс. куб. см., то оплачивается 1200 р., если больше, то 1500 р.

Данные суммы устанавливаются за месяц. Если время проезда меньше месяца, то оплата производится пропорционально командированным дням.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

ГСМ при проезде на своей машине учитываются точно также как и на транспорте компании.

• во-первых, представляются чеки и квитанции с АЗС;
• во-вторых, расчеты указаны в путевых листах.

Произведение простой арифметики позволит сопоставить указанные в бумагах данные и произвести расчет.

Похожее

Для каждой женщины самым долгожданным событием является появление ребенка. Поэтому российское законодательство предусматривает возможность предоставления…

Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…

Командировка — служебная поездка сотрудника по просьбе работодателя. Чтобы выполнить поручение, устанавливается специальный срок. Именно…

Отпуск – утвержденный законом, оплачиваемый срок освобождения работника от должностных обязанностей. Нередко случается такое, что руководство,…

Нахождение в командировке является таким же исполнением своих служебных обязанностей, что и нахождение на своем…

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует…

Источник http://nsovetnik.ru/komandirovki/komandirovka_na_lichnom_avtomobile_osobennosti/

Источник http://7jurist.ru/komandirovka-na-svoem-avto-kak-spisat-benzin-24315

Источник http://russiansu.ru/komandirovka/komandirovka-na-lichnom-avtomobile-oformlenie-rasxodov.html